De plus en plus d’entreprises opérant sur le marché voient la nécessité des activités de communication. Ils les considèrent non seulement comme un soutien à la réalisation d’objectifs commerciaux, mais aussi comme l’un des principaux domaines dans lesquels il vaut la peine d’investir. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises envisagent de faire appel à des agences de communication, comme l’agence de communication lesmarketing à Montpellier
Les éléments qui les empêchent de collaborer sont la conviction que seules les grandes entreprises internationales peuvent bénéficier de campagne de communication, ou que le processus de recherche de la bonne entreprise est fastidieux et difficile. D’autre part, certaines entreprises ont déjà collaboré avec des spécialistes des relations publiques et non seulement cela n’a pas apporté les résultats escomptés, mais le travail avec eux a été pénible et plein de difficultés.
Toutefois, il convient de mettre de côté à la fois la certitude de la complexité et les expériences négatives vécues jusqu’à présent. La communication est un processus commercial standard. Si les objectifs sont correctement définis et si vous sélectionnez un partenaire approprié, vous obtiendrez les résultats escomptés et serez satisfaits de votre collaboration quotidienne. Une seule question se pose : comment faire ?
Une analyse de vos besoins
Comme pour beaucoup d’autres activités commerciales, il vaut la peine de commencer par sa propre situation. Une analyse bien préparée de votre entreprise vous aidera à trouver le bon partenaire. Vous devez répondre à quelques questions :
Quelle est votre situation actuelle sur le marché ?
Quel est votre modèle de collaboration avec vos partenaires commerciaux ?
Quels sont vos objectifs commerciaux ?
Quelles sont les activités que vous avez menées jusqu’à présent dans le domaine des relations publiques ? L’avez-vous fait par vous-même ou avez-vous déjà eu recours à une aide extérieure ?
Quelle est votre structure organisationnelle ? Y a-t-il une personne responsable de la communication : service marketing, représentant du conseil d’administration ?
Après cette brève analyse, il faut poser la question la plus importante : à quoi sert le recours à une agence de communication ? Quels sont les défis qu’elle doit relever pour vous aider ? Comme ce sera désormais votre conseiller en communication d’entreprise, il est utile de savoir ce que vous attendez. S’agit-il seulement d’une aide au lancement du produit sur le marché, ou peut-être d’un soutien quotidien dans les contacts avec les médias ? Cette définition permettra à l’agence de relations publiques de préparer correctement une offre et vous pourrez choisir le meilleur partenaire qui comprend ce que vous attendez de lui.
Si vous craignez de ne pas pouvoir vous charger de cette tâche et d’autres encore par vous-même, vous pouvez toujours faire appel à un consultant qui vous soutiendra à tous les stades grâce à ses connaissances. Il peut s’agir soit d’un spécialiste des relations publiques recommandé par vos amis entrepreneurs, soit d’une agence engagée pour cette occasion qui vous aidera à préparer un appel d’offres, mais n’y participera pas elle-même. Il existe de nombreuses possibilités.
Préparation du cahier des charges
Une fois que vous aurez effectué une analyse de votre entreprise, vous pourrez vous préparer à l’appel d’offres. Comme dans beaucoup d’autres cas, le document d’appel d’offres de base est un bref. Plus elle sera détaillée, plus vous aurez de chances de choisir la bonne agence de communication.
Les bases de sa préparation sont, bien sûr, des questions auxquelles vous avez déjà répondu vous-même. Il est utile de les classer dans ce document et de les inclure dans les points suivants :
- Informations sur votre entreprise.
- Description de la situation initiale.
- Préentation d’un défi/ projet dans lequel l’agence vous soutiendra.
- Attentes à l’égard de l’agence.
- Étendue des tâches.
Exigences relatives aux présentations préparées par l’agence aux stades I et II de l’appel d’offres :
- L’étape : informations concernant l’agence,
- Deuxième étape : une stratégie créative pour l’action.
Objectifs commerciaux / stratégiques / de communication (s’ils ont déjà été convenus).
Des critères clairs pour la sélection des partenaires.
Sélection d’agences
Cependant, avant d’envoyer votre cahier des charges à toutes les agences de communication que vous trouvez dans les résultats Google, réfléchissez à son sens. Tous ne connaîtront pas votre industrie et, après tout, lors de la sélection de chaque partenaire commercial, vous effectuez au préalable une bonne reconnaissance du marché. Cela vaut également la peine de le faire lorsque vous recherchez un conseiller en communication. Comment faire ?
Sélection de l’agence
Diviser la phase de sélection des agences en plusieurs phases. Au cours de la première phase, sélectionnez au maximum 10 entreprises auxquelles vous enverrez une question pour savoir si elles sont intéressées à travailler avec vous. Vous pouvez chercher des informations à leur sujet auprès de vos partenaires commerciaux qui collaborent déjà avec une agence de communication.
Après avoir franchi cette étape et envoyé une demande, vous devez envoyer un document contenant une clause de confidentialité et un briefing aux entreprises qui ont exprimé leur volonté de se porter candidates. Sur cette base, ils pourront préparer une présentation préliminaire de l’entreprise et de leur offre. Il est intéressant de se pencher sur des éléments tels que :
- Expérience au service de votre industrie,
- clients actuels,
- présence de l’agence sur le marché,
- recommandations des clients actuels et anciens,
- taille de l’agence.
Sur cette base, vous pourrez sélectionner pas plus de cinq, de préférence jusqu’à trois, candidats pour vos conseillers en communication et passer à la phase deux. Pourquoi seulement trois ? Préparer une bonne proposition d’action nécessite de nombreuses heures de travail que l’agence de communication entreprendra volontiers, mais seulement si elle sait que vous la prenez au sérieux. Alors comme vous aimeriez être traité par vos partenaires.
Choisir un conseiller en communication
Une agence de communication est une ambassadrice de votre marque. Cela vaut la peine de garder cela à l’esprit lors du choix final de votre partenaire. Si, déjà au stade de l’appel d’offres, vous estimez que votre partenaire potentiel comprend vos besoins et que la conversation avec lui se déroule dans une atmosphère agréable, vous pouvez supposer que la poursuite de la collaboration ressemblera également à ceci.
Ce qui devrait attirer votre attention à ce stade, c’est le prix très bas. D’une part, cela peut être lié à des employés mal payés / inexpérimentés qui se consacrent à travailler avec vous. D’un autre côté, cela peut impliquer des différences mineures de responsabilités, telles que des coûts de tiers, par exemple des services administratifs. Tous les éléments ci-dessus sont pris en compte lors de la recherche de partenaires pour d’autres contrats commerciaux.
Le processus de choix de la bonne agence de communication n’est pas difficile, bien qu’il nécessite un engagement. Cependant, cela vaut la peine de supporter ce coût, car il s’agit du même processus commercial que les autres et rien ne doit être laissé au hasard.
