Si vous n’avez pas les fonds nécessaires, vous ne réussirez pas à aller au bout d’un projet quel qu’il soit.
C’est pourquoi la planification d’un budget est si importante: c’est un élément vital.
Suivez ces étapes pour obtenir les fonds nécessaires et soutenir votre projet à chaque étape.
Qu’est-ce qu’un budget de projet ?
Un budget de projet est le total des coûts projetés nécessaires pour achever un projet sur une période de temps définie. Il est utilisé pour estimer les coûts pour chaque phase du projet.
Le budget du projet comprend des éléments tels que les coûts de main-d’œuvre, les coûts d’approvisionnement en matériel et les coûts d’exploitation.
Mais ce n’est pas un document statique. Le budget du projet sera examiné et relancé tout au long du projet en utilisant un logiciel de budgétisation de projet.
Pourquoi avez-vous besoin d’un budget de projet ?
La réponse évidente est que chaque projet coûte de l’argent. Mais c’est plus nuancé que ça. Le budget est le moteur qui pilote le financement de votre projet, il indique aux partenaires le capital nécessaire et quand il est nécessaire.
Mais ce n’est pas seulement un moyen d’obtenir les choses dont votre projet a besoin. Oui, vous devez payer des équipes, acheter ou louer des équipements ou des matériaux, mais ce n’est que la moitié de l’histoire.
L’autre partie de l’importance d’un budget de projet est qu’il s’agit d’instrument de contrôle des coûts de projet. Le budget est votre plan, qui sert de référence pour mesurer vos performances lorsque vous collectez les coûts réels une fois le projet a été démarré.
Réalisation d’un budget de projet
Des nombreux éléments sont nécessaires pour établir un budget prévisionnel, notamment les coûts directs et indirects, les coûts fixes et variables, la main-d’œuvre et les matériaux, les déplacements, l’équipement et les locaux, les licences et tout ce qui pourrait affecter les dépenses de votre projet.
Pour répondre à tous les besoins financiers de votre projet, un budget doit être créé de manière approfondie, sans omettre aucun aspect nécessitant un financement. Pour ce faire, nous avons défini sept étapes essentielles pour la création et la gestion du budget de votre projet :
1. Prendre un modèle de réussite
Lorsque l’on dispose d’un objectif bien déterminé et qu’on a mis en place un plan d’action pour l’atteindre, il ne reste plus qu’à repérer un ou plusieurs modèles et les prendre pour exemple.
Votre projet n’est probablement pas le premier à tenter d’atteindre un objectif ou un but précis. L’examen de projets similaires et de leurs budgets est un excellent moyen d’avoir une longueure d’avance sur la budgétisation de votre budget.
Cela permet d’établir un chemin clair qui mène à des estimations plus précises. Vous pouvez même apprendre comment ils ont réagi aux changements et ont gardé leur budget sous contrôle.
ll ne faut pas commettre l’erreur de copier le modèle, mais de s’en inspirer et d’en apprendre le maximum possible pour tirer le meilleur de son expérience.
2. Solliciter vos collaborateurs
En tant que chef de projet, vous dirigez les opérations, mais vous ne pouvez pas connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les dépenses et les besoins de certains départements.
Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du budget prévisionnel; pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.
3. Confirmer les estimations avant de valider
Une fois que vous avez votre budget, vous n’aurez pas encore fini. Vous devez y jeter un coup d’œil et vous assurer que vos chiffres sont exacts.
Pendant le projet, ce n’est pas le moment de trouver une faute de frappe. Vous pouvez également faire appel à des experts et aux autres membres de l’équipe de votre projet afin de vérifier le budget et assurer qu’il est correct.
4. Suivi régulier du budget
La mise en place d’un suivi rigoureux et régulier des différents types de ressources est indispensable notamment le budget prévisionnel.
Le suivi budgétaire est une comparaison entre l’estimation des coûts et les dépenses réalisées. Le suivi régulier de votre budget vous permet de relever les écarts.
5. Mise à jour en temps réel
En cas de changements,il vaudrait mieux être prévenu dans les meilleurs délais. Si votre logiciel n’est pas basé sur le cloud et ne se met pas à jour dès que votre équipe change de statut; vous perdez un temps précieux et coûteux.
6- Utiliser un logiciel de gestion de projet :
Le logiciel de gestion de projet est une solution très polyvalente qui est très souvent nécessaire dans toutes les étapes clés de projet; de son planification du projet à son suivi : tableaux de reporting, maîtrise des coûts et optimisation financière, indicateurs de performance, planning, etc.
Grâce à cet outil de gestion, vous pouvez analyser les écarts entre les coûts réels du projet; et les estimations réalisées afin d’améliorer vos techniques d’évaluation.
7 -Collaborer avec un expert-comptable
La réussite de votre projet, sa pérennité et une gestion comptable irréprochable; et actualisée sont indissociables d’une collaboration avec un bon professionnel.
L’expert-comptable vous assiste dans la gestion de votre trésorerie et l’élaboration de votre budget de projet. Il vous conseille dans votre stratégie face à un contexte économique fluctuant; et à un environnement juridique complexe.
Chez SBA Compta,cabinet d’expert comptable en ligne; votre Coach de gestion établit votre budget prévisionnel au début de chaque exercice financier. Vos données prévisionnelles, tout comme votre chiffre d’affaires mensuel ou vos notes de frais; sont autant de sujets qui sont régulièrement abordés.
Conclusion
Tout projet a un coût et il est essentiel de l’estimer au plus juste avant de se lancer. Cependant, n’oubliez pas qu’une estimation reste incertaine; et que le coût final d’un projet ne sera connu qu’une fois celui-ci terminé car il est impossible de prévoir tous les aléas; et les problèmes auxquels un projet sera confronté.
