Comment améliorer la gestion du temps au travail ?

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La gestion du temps est essentielle dans une société dans laquelle nous vivons surchargés de tâches et de distractions, communément appelées «voleurs de temps».

Sur le plan personnel ainsi que professionnel, une bonne gestion du temps est essentielle pour maintenir une qualité de vie et de travail adéquate: une mauvaise gestion du temps peut conduire au stress, à l’anxiété et au chaos.

Recommandations pour améliorer la gestion du temps au travail

SI vous vous demandez « comment mon entreprise peut-elle s’améliorer en 2021 ?« , misez tout sur la gestion du temps au travail. On vous donne quelques pistes !

Utilisez un agenda

L’utilisation d’agendas est essentielle, que ce soit au format numérique ou physique, l’important est que vous en ayez un pour organiser vos tâches et planifier les délais de livraison ou d’exécution. Nous devons toujours l’avoir disponible pour noter nos engagements et pouvoir le revoir régulièrement pour nous en souvenir. Il n’est pas toujours bon d’abuser de sa mémoire.

Divisez votre temps

Une autre recommandation qui peut générer un changement dans la gestion du temps est de diviser la journée de travail en blocs, cela peut être soit par thèmes, par difficulté ou par priorité.

Si, par exemple, nous avons des tâches complexes, l’idéal est de les décomposer en tâches plus petites. Par exemple, la méthodologie Scrum permet de s’attaquer à des projets complexes en décomposant le projet en petites tâches et en optimisant les ressources en temps, en argent et en organisation de l’équipe.

Fixez-vous des objectifs quotidiens

En revanche, il est fortement recommandé de recourir à la stratégie de fixation d’objectifs quotidiens.

En plus de diviser votre temps en blocs, le recours à cette stratégie est une bonne option pour pouvoir effectuer correctement des petits travaux. Nous devons nous fixer des objectifs ambitieux mais aussi réalistes et réalisables pour pouvoir nous motiver et nous stimuler.

Hiérarchisez vos tâches

N’oubliez pas que toutes les tâches n’ont pas la même importance, alors commencez par celles qui sont une priorité, ce qui n’est pas important peut attendre.

De plus, nous devons savoir quelles sont nos meilleures heures de performance, dans lesquelles nous sommes le plus concentrés.
Nous essaierons d’effectuer les tâches prioritaires à ces moments afin de les réaliser le plus efficacement possible.

Nous effectuerons toujours des tâches non prioritaires dans nos plages horaires avec les performances les plus faibles, qui, bien qu’elles dépendent de chaque personne, sont généralement après le déjeuner ou à la fin de la journée de travail.

Soyez soucieux sur les imprévus

Il n’est pas bon de planifier au-delà de nos moyens. Alors structurez bien votre travail et laissez toujours une marge pour les imprévus qui peuvent survenir.

Préparez l’environnement de travail

L’environnement dans lequel nous travaillons influence plus que nous ne le pensons. Il est donc fortement recommandé de travailler dans un endroit avec bureau, chaise, éclairage et ventilation, entre autres facteurs. Même ainsi, vous devez essayer de l’adapter à votre goût autant que possible et tant que c’est un environnement ordonné et organisé.

Évitez la simultanéité des tâches

Il est prouvé que les performances sont beaucoup plus élevées lorsque nous nous concentrons sur une seule tâche que lorsque nous commençons à en exécuter plusieurs à la fois. En nous concentrant sur une seule, nous gagnons en concentration et l’utilisation des ressources est beaucoup plus optimale. Alors ne soyez pas pressé, et tout en son temps.

Déléguez à des tiers

Dans les cas où vous vous trouvez submergé par les circonstances, par exemple lorsque vous avez beaucoup plus de tâches que prévu, il est important de ne pas entrer dans un cercle de stress et de déléguer certaines de vos tâches à des tiers afin qu’elles puissent être exécutées intégralement d’une manière réussie. Nous devons apprendre à déléguer des responsabilités.

Contrôlez les tâches de la journée

À la fin de la période que nous avions réservée à l’exécution des tâches, nous devons effectuer un exercice de contrôle: voir quelles tâches nous avons entreprises et lesquelles nous n’avons pas entreprises et pourquoi nous ne l’avons pas fait.

Organisez vos temps de repos

Le repos est élémentaire dans la gestion du temps. Pour tirer le meilleur parti de notre temps, il n’est pas nécessaire de travailler toute la journée de travail, mais le temps que nous le faisons, nous utilisons toute notre productivité. Les pauses nous permettent de reprendre de l’énergie, de nous déconnecter des tâches désagréables et de nous remplir d’optimisme.

Identifiez les voleurs de temps

Que vous soyez en télétravail ou dans votre propre bureau, il est important d’identifier les voleurs de temps, c’est-à-dire les facteurs qui vous empêchent de mener à bien vos tâches.

Les voleurs de temps sont ces facteurs qui consomment du temps sans discernement. Si nous les identifions, nous pouvons préparer une stratégie pour les minimiser autant que possible.

Les interruptions

Les interruptions sont les pires ennemis de l’organisation et de la gestion du temps. Chaque fois qu’une interruption se produit, il nous faut quelques minutes pour retrouver pleinement la concentration. Une faible concentration implique une faible productivité et une probabilité accrue de faire une erreur.

Téléphone

Le téléphone est l’un des plus gros voleurs de temps. Interrompre une tâche prioritaire pour répondre au téléphone nous fera perdre notre concentration et notre temps.

Nous avons tous le besoin urgent de décrocher le téléphone dès que nous l’entendons, mais ne vous y trompez pas, un appel téléphonique en lui-même n’est pas une priorité bien que le message puisse l’être.

Si vous recevez un appel et que vous effectuez une tâche prioritaire, ne vous inquiétez pas, l’interlocuteur vous laissera un message sur votre boîte vocale auquel vous pourrez accéder une fois la tâche terminée. Si vous n’avez pas d’autre choix que de prendre l’appel, soyez bref et direct.

Visites

Les visites non désirées sont totalement inacceptables. À moins que la raison de la visite ne soit urgente ou que le visiteur soit quelqu’un à qui nous devons donner la priorité, nous ne devons pas accepter de visites imprévues.

E-mail

Le courrier électronique est l’un des maux de l’ère numérique. Combien de fois par jour, par heure, pouvons-nous consulter nos courriels? Sûrement trop. La gestion du courrier électronique est une tâche qui peut prendre beaucoup plus de temps que recommandé.

Par conséquent, vous devez définir un intervalle de temps fixe pour examiner les e-mails et y répondre, mettre des filtres, étiqueter correctement. Fragmenter la boîte de réception est une option de base que nous devrions tous avoir.

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