Recevoir la visite d’un hôte de prestige est un évènement important. Pour bien réussir et immortaliser cet évènement, une très bonne organisation et un accueil chaleureux s’avèrent cruciaux. Découvrez dans cet article, quelques actions pratiques pour bien accueillir un hôte de prestige.
Bien définir le protocole d’accueil
La réception d’un hôte (client important ou VIP) nécessite une organisation solide et l’accomplissement de multiples tâches. Pour l’honneur et le prestige de l’hôte, il faudra un accueil chaleureux. Le protocole d’accueil se doit d’inclure plusieurs éléments essentiels :
- L’agenda de la visite (il doit être très raisonnable, rigoureux et planifié en détail sans rien laisser au hasard) ;
- La sécurité (elle doit être garantie par une équipe professionnelle durant la visite) ;
- L’équipe d’accueil (elle doit être professionnelle, très amicale et dynamique) ;
- Les déplacements de l’hôte (ils doivent être à bord de véhicules performants et assurés par de conducteurs qualifiés) ;
- Les séances de détente de l’hôte (elles doivent être prévues dans des cadres rassurants pour le visiteur) ;
- Les provisions (elles doivent être de grande qualité et suivre dans la mesure du possible les goûts de l’hôte) ;
- Les séances de travail (elles doivent être bien organisées avec des sujets précis) ;
- Les lieux de visites et la résidence de l’hôte (elle doit répondre aux préférences, au prestige de l’hôte, et aux objectifs de la visite).
Assurer le confort de l’hôte
Qu’elle soit pour une courte ou une longue durée, toute visite importante d’un client nécessite une attention particulière. Il faut garantir le confort de l’hôte. En tout lieu où l’hôte doit se trouver, il doit se sentir bien. Pour cela, il faudra assurer :
- L’aération et la propreté des lieux de visite, de travail, de passage, de détente et de repos ;
- La climatisation des lieux de travail et de repos ;
- La qualité et la quantité des collations et repas ;
- La disponibilité des moyens de déplacement et des outils de travail ;
- L’efficacité de l’équipe d’accueil et de sécurité ;
- Le professionnalisme de toutes les personnes qui seront en contact avec l’hôte.
Toutes ces dispositions sont prises pour rassurer l’hôte et pour qu’il puisse dérouler son agenda en toute quiétude.
Offrir un cadeau d’affaires à l’hôte de prestige
Dans le cadre des affaires, ce n’est pas uniquement l’entente professionnelle qui compte. De bonnes relations avec vos partenaires sont également importantes. Pour établir une relation conviviale avec un hôte de prestige et lui laisser de bons souvenirs, vous pouvez lui offrir un cadeau d’affaires.
Comment choisir le cadeau d’affaires idéal pour un partenaire ?
Il
faudra choisir un cadeau qui lié avec la fonction de l’hôte, le but
de la visite et ses objectifs. Un cadeau qui est porteur d’un message
est très significatif, et fera bonne impression. Vous pouvez faire
appel à des experts de la conception, de la personnalisation et de
la logistique des cadeaux d’affaires pour vos partenaires, associés
et clients prestigieux.
Que
retenir ?
L’accueil d’un hôte de prestige nécessite diverses dispositions. Ces dernières permettent d’assurer le confort et la protection du visiteur. De plus, un cadeau d’affaires bien choisi servira à immortaliser la visite.
