La gestion de la paie est une tâche compliquée pour de nombreuses entreprises. Et pour cause, la réglementation sociale est sujette à des changements fréquents, tout comme les conventions collectives. Pour les dirigeants, il est parfois difficile de s’assurer que les personnes en charge de la paie disposent de connaissances actualisées. De leur coté, les employés n’apprécient pas les erreurs qui sont immédiatement signalées, et aussi rapides soient elles, les réponses ne conviennent pas toujours à leurs attentes.
L’externalisation de la paie, une option avantageuse dans un environnement professionnel en mutation
Le premier avantage de l’externalisation de la paie est la suppression des coûts de conception, d’utilisation et de mise à jour des logiciels dédiés. Les coûts salariaux du service de paie sont eux aussi éliminés. Mais au-delà de ces bénéfices, une telle initiative permet aux entreprises de réduire les risques liés à la législation. Elles peuvent recourir aux services d’un cabinet d’expertise comptable pour profiter d’une véritable veille juridique qui leur épargne les conséquences de l’omission d’un régime de prévoyance, d’une nouvelle classification ou d’une prime conventionnelle.
Avec l’externalisation de la paie, le processus de gestion des salaires ne dépendent plus d’une seule personne. Un tel choix permet bien évidemment de gagner du temps, car un expert familiarisé aux difficultés d’ordre technique, administratif et contentieux est plus à même de trouver des solutions.
L’externalisation de la paie est aussi une opportunité de collaboration entre les cabinets spécialisés et les entreprises. Souvent, une interface permet aux entreprises clientes de connaître en temps réel le contenu des documents mis à leur disposition. Les connexions peuvent être personnalisées en fonction des spécificités des entreprises en matière de comptabilité et de gestion des ressources humaines. A cela s’ajoute la sécurisation de la paie, le respect de la confidentialité et la possibilité d’intégrer les conventions collectives.
Les obstacles à l’externalisation de la paie et le calendrier idéal de mise en œuvre
L’adoption d’une nouvelle méthode de travail peut rencontrer des résistances chez les employés. C’est valable dans le cas d’une externalisation de la paie qui peut causer une perte de maîtrise de la gestion des salaires ou des problèmes organisationnels. Il convient donc d’anticiper et de préparer le processus en faisant confiance à un prestataire qui aura effectué en amont un audit organisationnel et informatique pour la sécurisation du transfert.
La mise en œuvre d’une externalisation de la paie doit idéalement intervenir en début d’année civile, mais elle peut être faite à n’importe quel moment. Il faut cependant garder en tête que la transition sera plus laborieuse dans ce dernier cas. Un délai d’un ou de deux mois est à prévoir pour le diagnostic.
