Organiser efficacement une réunion

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L’organisation d’une réunion n’est pas une tâche aisée. Véritables atouts dans l’optimisation de la rentabilité des entreprises, les réunions peuvent avoir l’effet inverse si l’on s’y prend mal pour leur organisation. Tout planifier en amont aide à atteindre les objectifs fixés.

Objectifs et enjeux d’une réunion au sein d’une entreprise

La réunion est un outil de communication incontournable pour toute entreprise. C’est un moment de partage d’expérience qui crée et entretient des liens forts entre différents collaborateurs. C’est aussi à cette occasion que l’on définit les plans d’action des projets et dresse le bilan sur les différentes activités en cours. Il est donc impossible de s’en passer. Attention cependant à ne pas tomber dans le panneau des réunions stériles et coûteuses pour l’entreprise.

Pourquoi bien concevoir l’organisation d’une réunion ?

Selon de nombreuses sources, les réunions seraient en effet des pertes pour l’entreprise. En mars dernier, l’Ifop révélait qu’en moyenne, 8 à 17 jours de travail sont perdus par employé par an. Winsemby de son côté a estimé à 600.000, le nombre de réunions quotidiennes en France en 2015.
Cette perte ne se limite pas qu’aux employés, puisque les cadres sont également concernés avec une moyenne de 23 jours de réunion par an !

Organiser efficacement une réunion : les étapes essentielles

Informer tous les participants à l’avance

Cette étape permet à tous les concernés d’organiser leur agenda en conséquence. On peut leur présenter le programme (objectifs, thèmes, etc.) par courriel et solliciter des suggestions de chacun.

Définir les objectifs et la durée de la réunion

Limiter la durée de la rencontre est aussi important que la détermination des questions qui seront abordées. D’après l’Ifop, 1 h suffit pour une réunion. On peut cependant dépasser cette limite, mais avec des pauses de 5 minutes.

Le choix de l’emplacement

Il faut prévoir un endroit idéal pour recevoir les participants. L’endroit peut se réserver plusieurs jours à l’avance. Mais s’il s’agit d’une improvisation, il est possible de solliciter une location salle de réunion en dernière minute auprès de certains prestataires.

Favoriser l’intervention de tous les salariés présents

Une présentation dynamique, où tout le monde apporte sa contribution, c’est l’idéal pour que l’échange soit efficace.

Faire un compte-rendu précis en fin de séance

Il est important de faire le point sur la séance pour que personne n’oublie la tâche qui lui est assignée.

Pour réussir l’organisation d’une réunion, il est crucial de tout anticiper en suivant des étapes précises. Cela permet de limiter les pertes de temps et d’augmenter la productivité de la société.

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Adrien
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