Toute entreprise, quelle que soit son activité, a besoin de faire des facturations que ce soit pour les clients ou les fournisseurs. Autrefois, les factures sont toutes établies en format papier. Elles ne sont pas très fiables, car les papiers peuvent se détériorer rapidement. Par ailleurs, il est facile pour les fraudeurs de modifier quelques éléments dans la facture pour voler auprès de l’entreprise. Pour éviter ces problèmes, la dématérialisation des factures clients est une très bonne idée. Cette technique innovante concerne toutes les entreprises qu’elles soient grande, moyenne ou petite.
Quelles sont les obligations légales pour dématérialiser les factures ?
N’importe quelle entreprise trouvera son intérêt dans la dématérialisation des factures clients. Il s’agit d’une solution adaptée à toute société. Cependant, il importe de respecter les obligations légales imposées par la loi. A ce sujet, celle-ci prévoit que toute société et tout client ayant reçu une facture par voie électronique doit avoir signifié son accord au préalable. Cette acceptation doit faire l’objet d’une certaine formalité pour servir de preuve en cas de besoin. Il n’est pas suffisant d’envoyer une simple lettre d’information au client mentionnant la mise en place d’une facture dématérialisée. Une telle facture doit contenir les mêmes mentions obligatoires que les factures en format papier comme l’identité du vendeur et de l’acheteur, le numéro de facture, la date, les prix HT, les taxes et les détails des produits ou services vendus. La facture doit aussi garantir l’authenticité de son origine. Autrement dit, l’entreprise émettrice doit être bien identifiée et l’intégralité du contenu ne doit pas être modifiable.
Pour remplir ces conditions, il existe 3 systèmes : la dématérialisation des factures clients sous formats PDF avec une signature électronique qualifiée, la piste d’audit fiable qui met en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de facture et le message structuré, normalisé et sécurisé. Cette dernière est acceptée par l’entreprise et le client pour permettre l’automatisation du traitement par le biais de l’EDI. En ce qui concerne l’archivage, si avant, les sociétés qui dématérialisaient leurs factures devaient conserver les originaux en version papiers, aujourd’hui, cela n’est plus nécessaire du moment que tout est identique à l’originale.
Les raisons de se mettre à la dématérialisation des factures clients
La dématérialisation des factures permet de créer une bonne relation avec les clients. Une facture dématérialisée est traitée beaucoup plus rapidement. En plus, elle peut être également intégrée automatiquement dans le système d’information du client. Cela permet une bonne traçabilité et une excellente fluidité dans les échanges d’informations. Par ailleurs, la suppression du traitement manuel réduit efficacement les risques d’erreurs. Dématérialiser les factures est donc un moyen pour diminuer les litiges tout en simplifiant leur identification pour un meilleur traitement. Ensuite, la dématérialisation assure plus de productivité. Il faut souligner que la gestion de facture est une tâche fastidieuse notamment pour le service comptabilité. En optant pour la version électronique, l’entreprise optimise sa gestion administrative et le service comptabilité peut enfin se concentrer sur d’autres missions encore plus importantes. Autre avantage non négligeable, dématérialiser les factures, c’est adopter un comportement responsable. En minimisant la quantité de papier utilisé à l’établissement des factures, on peut aussi limiter l’impact environnemental de l’activité de l’entreprise.
