Stockage et archivage des documents d’une entreprise, quels sont les enjeux ?

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Quelle que soit la nature des activités de votre entreprise, vous devez penser à bien stocker et archiver vos documents. Ne prenez pas cela à la légère car de gros enjeux en sont liés. Mais il est bon de savoir que stocker et archiver sont deux démarches différentes.

Concernant le stockage, sachez que c’est le fait de rassembler vos données informatiques ou physiques dans un endroit précis. Il peut s’agir, entre autres, d’images, de photos et de vidéos. Ces données sont qualifiées de vivantes car elles peuvent être utilisées au quotidien. Il est donc indispensable de les stocker quelque part de sorte à pouvoir y accéder en temps réel. Par contre, l’archivage est le fait de garder des documents qu’on a déjà exploités et dont on a plus besoin pour gérer ses affaires courantes. On les sécurise quelque part afin de les dépoussiérer en cas de besoin, en vue de régler un litige par exemple.

stockage et l’archivage pour protéger le patrimoine de l’entreprise

Les données issues de votre fonctionnement quotidien situent sur l’origine des différents éléments du patrimoine de votre entreprise. Il est ainsi très important de stocker et d’archiver celles-ci. Vous ne perdrez donc pas les informations relatives à votre activité. Aussi, en effectuant des opérations de stockage / archivage, vous permettrez à vos collaborateurs de trouver des données essentielles pour connaitre l’évolution parfait d’un produit ou d’un service mis sur le marché. On peut donc dire que ces actions peuvent être pensées en vue de surveiller de près votre activité. En toute rapidité, vous pourrez accéder à des données qui vous donneront une bonne visibilité sur ce que vous avez fait hier, sur ce que vous faites aujourd’hui et sur ce qu’il est important que vous fassiez dans l’avenir.

 

Faire du stockage et de l’archivage pour respecter les obligations de conservation de documents

 

Vous n’avez pas le choix ! C’est une obligation légale de stocker et d’archiver ses documents et toutes les entreprises sont tenues de s’y conformer. Mais pour que tout se passe bien, contactez un expert afin de profiter d’une solution sécurisée de stockage et d’archivage. L’enjeu est de pouvoir conserver vos documents dans les règles de l’art et selon les délais fixés par la loi.

Stockage et archivage de documents par la société d’archivage Arcalys, spécialisée en archivage physique.

Stockage et archivage de documents par la société d’archivage Arcalys, spécialisée en archivage physique.

Si la conservation des documents est exigée, c’est évidemment pour permettre aux entreprises d’apporter des preuves en cas de contentieux. Toutefois, il est arrivé des cas où des professionnels ont vu leurs documents rejetés au tribunal alors qu’ils avaient été présentés lors d’un litige. Ce rejet est dû à la dégradation des documents en question. Il est ainsi recommandé de veiller à ce que vos données soient conservées dans un environnement sécurisé. C’est là encore une bonne raison pour faire appel à un spécialiste en la matière. Ce dernier veillera à ce que vos documents soient stockés et archivés dans leur état d’origine et prendra des dispositions pour que leur contenu soit authentique.

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Adrien
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