Soumettre une offre dans une passation de marché peut être incroyablement décourageant, cependant, si vous gagnez cette offre, le travail acharné porte ses fruits et votre entreprise verra vraiment le bénéfice. Alors, pour vous aider, voici quelques conseils et rappels faciles à suivre pour vous assurer que lorsque vous faites un appel d’offre, il reste concis et correct.
- Confirmez la procédure d’appel d’offres, la législation et la valeur estimée. Assurez-vous que vous êtes clair sur toutes les abréviations et les termes utilisés. Le monde des contrats est notoirement rempli d’acronymes, alors assurez-vous d’être clair sur tous les sens.
- Vérifiez les critères d’attribution et les pondérations ou leur ordre d’importance.
- Posez des questions sur tout ce que vous ne savez pas.
- Lisez attentivement la documentation et comprenez ce qui vous est demandé.
- Préparez une base de données de toutes les informations de base communément demandées pendant le processus d’appel d’offres. Cela vous permettra de mettre la main sur l’information dont vous avez besoin rapidement. Cela peut inclure des détails d’assurance, des références et des informations financières, par exemple. Si vous utilisez du papier, faites des copies de tous vos documents d’appel d’offres et rangez les originaux dans un endroit sûr.
- Comme personne n’est expert en la matière, créez une «équipe de candidature» composée d’un membre du personnel de chaque département concerné. N’essayez jamais de réaliser le processus tout seul. Différentes perspectives vous permettront de créer une offre complète et vous pourrez également user des différentes approches et mémoire technique proposées par des professionnels dans ce domaine.
- Fournissez toutes les informations demandées. Si vous ne pouvez pas fournir certaines informations, pour quelque raison que ce soit, demandez conseil. N’incluez pas de matériel publicitaire dans votre soumission, à moins d’y avoir été expressément invité. Dans le cas échéant, recoupez les réponses de votre offre en rapport aux questions inclues dans le document de soumission.
- Soyez clairs sur votre modèle de tarification et énoncez toutes les hypothèses que vous avez considérées lors de la tarification. Votre offre traite-t-elle des initiatives actuelles du porteur de projet, si oui, vous pouvez mettre ce point en tant qu’atout majeur.
- Vous devez remplir et retourner l’offre à l’heure et à la date indiquées et assurez-vous de signer tout ce qui doit être signé. Les offres incomplètes ou en retard ne peuvent pas être soumises à l’évaluation et seront retournées.
- Si vous échouez, assurez-vous de demander un compte rendu; vous en avez droit et cela vous aidera à comprendre vos erreurs pour mieux rectifier votre tir pour les prochaines fois. Toutes les offres sont censées être égales et anonymes lors de la livraison, alors assurez-vous que la machine à affranchir de votre entreprise n’a pas mis le nom de votre entreprise sur l’enveloppe – et surtout, rendez-vous à l’heure.
Vous savez maintenant quels sont les points cruciaux à prendre en compte lorsqu’il s’agit de répondre à une offre de marché public. Ces points sont valables aussi bien dans la construction de bâtiment, dans l’offre de service ou la vente de fournitures de bureaux.
