Beaucoup ont déjà été confrontés à cette difficulté de la gestion d’une base de données, quelle qu’elle soit. Que celle-ci comporte 10 entrées ou un million, la question de la gestion de cette base et donc de l’outil pour le faire est toujours cruciale dans un projet ou parfois même dans la vie d’une entreprise.
Quel outil utiliser pour gérer sa base de données ?
Vous avez bien entendu à disposition de nombreux outils qui vous permettront de gérer une base, particulièrement de grosses bases. On pense aux logiciels CRM pour les base de données clients mais il peut également s’agir d’ERP (Enterprise resource planning) pour la gestion de produits (fabrication ou vente, ou les deux). Mais ces outils sont très souvent payants et requièrent des moyens financiers très lourds que ne peuvent absorber que de grosses structures aux reins solides et à la stratégie d’ores et déjà bien aboutie.
Alors quelle alternative retenir pour une PME, une TPE voire une autoentreprise ? Excel, tout simplement, voire même l’équivalent en logiciel libre (OpenOffice ou LibreOffice).
Quelques astuces pour la gestion de BDD sur Excel
Bien entendu, gérer sa base de données sur Excel comporte des risques et surtout n’est qu’à la portée de celles et ceux qui maîtrisent parfaitement l’application. Alors, voici quelques conseils si vous décidez d’utiliser un simple tableur :
– Sauvegarder très régulièrement les données. Et il ne suffit pas de cliquer sur Enregistrer sous. Bien penser à créer différentes versions des documents afin de pouvoir revenir facilement sur une version précédente dans le cas d’un bug ou d’une erreur.
– Faire attention aux filtres !! Lorsque vous filtrez vos données, assurez-vous d’avoir sélectionné l’ensemble des colonnes, faute de quoi vous risquez de mélanger vos valeurs … la pire erreur possible !
– Enfin, supprimer les doublons Excel à la main sans utiliser l’outil automatique d’Excel. Cela vous permettra de sélectionner la ligne à supprimer plutôt que de laisser le logiciel choisir de manière aléatoire.
