A compter du 1er janvier 2019, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour les PME (plus de 10 salariés et un chiffre d’affaires excédant les 2 millions d’euros). Les TPE pourront attendre jusqu’au 1er janvier 2020 pour se conformer à la loi. Tous les yeux sont donc tournés vers les éditeurs de solutions de dématérialisation, en vue de l’automatisation du processus de gestion des factures fournisseurs et des factures clients. Une manière pour les entreprises d’optimiser leur stratégie de numérisation et de diminution de leur empreinte carbone. De plus, dématérialiser les factures les rendent plus faciles d’accès. Il faut aussi noter que la dématérialisation fiscale et l’utilisation de signature électronique sont conformes au Code général des impôts.
Tout bénéf pour les équipes comptables et techniques
Les équipes comptables et techniques sont les premiers à trouver leur compte dans la dématérialisation des factures. Si leur métier demeure le même, cette solution informatisée d’archivage électronique offre un vrai plus dans les méthodes de travail et l’organisation en général. En effet, elle intègre des tableaux de bord, mais aussi des indicateurs leur permettant de connaître, à tout moment, l’évolution des factures (en cours, en attente de validation ou de paiement). En d’autres termes, la centralisation des données offre plus de visibilité sur le traitement des factures fournisseurs. Il sera aussi plus facile de concevoir des plans d’actions adaptés à la situation. Mieux encore, la facturation électronique rend le processus de traitement plus fluide : les équipes techniques gagnent en autonomie, avec la possibilité d’accéder au système de facturation, puis de valider les factures via une application mobile. Par ailleurs, la facture électronique marque aussi une rupture avec l’utilisation du papier et de l’impression, ce qui augure une réduction significative des coûts. De même, la baisse du nombre d’échanges durant le traitement des factures permet également un gain de temps notable.
Qu’en est-il du côté des fournisseurs ?
La solution de dématérialisation des factures implique également les fournisseurs. En effet, les entreprises les invitent à envoyer une facture dématérialisée, c’est-à-dire par courrier électronique. Elles mettent d’ailleurs à leur disposition une plateforme leur permettant de faire un suivi en temps réel des factures. Le nombre des appels entrants se trouve ainsi réduit, voire supprimé. Il faut savoir que dans la plupart de cas, cette implication des fournisseurs dans le processus de dématérialisation est de nature à améliorer leurs relations avec les entreprises.
