Les entreprises se plaignent fréquemment du nombre considérable de messages qu’ils ont à lire dans leurs boîtes de réception. Sachez toutefois que vous n’avez pas besoin d’être très productif pour réussir la gestion email. Voici quelques conseils pour faciliter votre quotidien.
1) Consacrez 15 minutes de votre journée à lire vos mails !
La première chose à faire pour bien réussir la gestion email est bien évidemment de les lire. Pensez à consacrer 15 minutes quotidiennes pour les consulter. Commencez par les plus anciens et les plus importants et supprimez immédiatement ceux qui ne sont pas importants.
2) Classez vos mails grâce aux fonctionnalités proposées par les services de messagerie !
La suppression de mail peut parfois vous faire perdre du temps. Au lieu de cela, vous pouvez tout simplement les organiser. La gestion email peut être effectuée tout simplement en utilisant les tags, les catégories, les drapeaux etles étoiles… Si vous n’avez pas le temps à consacrer à l’organisation, vous pouvez tout simplement vous servir du moteur de recherche de Gmail et taper votre requête.
3) Ne négligez pas les mails dans les SPAMS !
Il arrive que certains mails glissent dans les SPAMS. Mail mal formaté, présence de code HTML, existence de signatures ou d’images promotionnelles… voilà autant de raisons pour les systèmes antispam de marquer votre mail comme SPAM. Ainsi, n’hésitez pas à y jeter un œil. 2 fois par semaine suffisent généralement.
4) Utilisez les solutions alternatives !
Pour éviter de remplir la boîte mail de vos collaborateurs et la vôtre, tournez-vous vers les autres moyens de communication. En effet, la gestion email passe aussi par l’utilisation d’autres alternatives à l’instar des réseaux sociaux (Facebook, Skype, WhatsApp…), de l’appel téléphonique ou des messages sur hangout (Gmail).
Avant d’envoyer un mail à quelqu’un, pensez donc à savoir si le contenu nécessite de passer par ce canal. Un simple message sur Skype ou un coup de fil peut parfois faciliter votre quotidien et vous éviter des tâches considérables.
5) Programmez des réponses automatiques dans la gestion email !
Pour gagner encore plus de temps, pourquoi ne pas programmer des messages automatiques ? Cela est particulièrement efficace si vous êtes en congés. En plus d’informer vos collaborateurs et de préserver la communication, cette astuce vous permettra de profiter de vos vacances.
6) Ne soyez pas esclave de votre boîte mail et déconnectez-vous !
Réussir la gestion email, c’est également éviter de regarder sa boîte mail constamment. Soyez concentré et productif, mais uniquement durant vos heures de travail. Ainsi, déconnectez votre boîte de messagerie professionnelle de votre Smartphone.
7) Faites appel à une agence spécialisée dans la gestion email
Si vous n’avez tout simplement pas le temps d’appliquer ces conseils ou souhaitez vous concentrer sur votre core business, vous pouvez toujours recourir aux services d’un assistant virtuel francophone ou bien d’un agent de saisie informatique. Si l’ampleur de la tâche est considérable, le recours à une agence d’externalisation offshore pour la gestion email est également recommandé.
