De nombreux gérants d’association pensent à tort qu’il faut n’importe quel logiciel pour gérer leur association, quelle que soit sa nature. C’est une grave erreur, notamment dans le cas d’une association sportive. Ne pas prendre la peine de choisir minutieusement votre logiciel de gestion d’association sportive, c’est prendre le risque de vous retrouver avec un outil inadapté. Ces quelques fonctionnalités de base qui devraient vous servir de repères.
Un logiciel de gestion des membres
Un club ou une association sportive est une organisation qui mobilise beaucoup d’adhésion surtout lorsqu’il s’agit de sports populaires comme le football ou le basketball. Si les adhésions sont généralement nombreuses en temps normal, les rentrées sportives sont le moment où elles sont bien plus nombreuses.
Un bon logiciel de gestion d’association sportive doit impérativement disposer un module de gestion des adhésions très intuitive qui vous permet d’enregistrer facilement un grand nombre d’adhésions en un temps record. Dans certains, il s’agit de l’édition de formulaires d’adhésion et dans d’autres de contrats d’adhésion. Dans tous les cas, il devrait aussi vous permettre de mettre à jour automatiquement la liste de vos adhérents. Certains se proposent même de gérer vos listes de présence.
Dans une association sportive, la communication est très importante. Vous devriez pouvoir communiquer efficacement et rapidement pour passer une information ou promouvoir un événement. Il serait donc très utile de miser sur un logiciel de gestion d’association qui vous permet d’envoyer des e-mails de convocations à vos adhérents, de lancer des invitations personnalisées pour les événements.
Un logiciel de collecte de cotisations et des dons
Comme toutes les associations, une association sportive est généralement à but non lucratif. Elle fonctionne essentiellement sur la base des cotisations de ses membres. Elle a également besoin de dons et de subventions de personnes de bonne volonté.
Raison pour laquelle un bon logiciel d’association doit disposer de fonctionnalité de collecte des cotisations et des dons. Macotisation gestion association par exemple est le meilleur logiciel de collectes des cotisations du marché. Très simple à utiliser et conçu pour tous types d’association, il vous permet de créer votre profil associatif et de lancer votre collecte en seulement 4 étapes.
En plus de la collecte des paiements en ligne, certains logiciels permettent même de générer automatiquement des remises les chèques pour les adhérents qui continuent de payer par chèque. Quant aux dons, il existe bien des logiciels capables de lancer des demandes de financement.
Vous pourrez ainsi suivre en temps réel les paiements, quelle que soit leur nature, et vous renseigner sur le profil payeurs ou des donateurs.
Un logiciel de gestion de comptabilité
Les cotisations et les dons ne représentent qu’une partie de la trésorerie d’une association, c’est-à-dire vos entrées. De temps en temps, elle peut miser sur des événements et des activités à but lucratif pour assurer son budget annuel. Une bonne comptabilité inclut également vos dépenses et fait partie intégrante de la gestion. Comme le cas sportif, les agriculteurs par exemple, on intérêt à utiliser des logiciel agriculture afin d’améliorer leurs productions.
Généralement, les associations misent sur un logiciel de comptabilité indépendant de leur logiciel de gestion. Or, vu que celui-ci n’est pas du même éditeur, il est difficile de faire de l’interfaçage. Ce qui vous oblige à ressaisir les données comptables de votre trésorerie.
L’idéal, lorsque vous choisissez un logiciel de gestion d’association, serait qu’il intègre les fonctions comptables de base. Il doit pouvoir générer les écritures comptables, réaliser les bilans de fin d’exercice ou encore télécharger automatiquement vos relevés bancaires.
