Comment embaucher un cabinet de relations publiques ?

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Vous envisagez d’embaucher un cabinet de relations publiques? Avant de vous lancer dans votre quête, tenez compte de ces 10 conseils.

Bien que le processus d’embauche d’une agence web à Lyon puisse sembler simple, en vérité, il est difficile de bien faire. Par «bien», je veux dire embaucher la bonne entreprise, pour les bonnes raisons, avec des objectifs fixés pour avoir un impact positif sur votre marque. Les premières fois que j’ai suivi le processus, cela m’a semblé accablant, mais au fil des ans, j’ai dressé une liste de conseils qui m’aident à choisir le bon à chaque fois. Je pense que ma liste de conseils pourrait vous aider aussi, alors la voici!

Décidez de vos objectifs avant de faire autre chose
Comme pour tous les programmes de relations publiques et de marketing, je conseille toujours de définir des objectifs avant d’aller trop loin dans la prise de décisions concernant le maintien d’une agence. Nous devons reconnaître que la stratégie est la première étape du succès et conduit à une exécution tactique. Je suis fermement convaincu qu’une bonne stratégie de relations publiques commence par des objectifs. Lorsque vous cherchez à embaucher un consultant, décidez de ce que vous essayez d’accomplir. Quelques bons exemples sont: la notoriété de la marque, le leadership éclairé, l’attention portée à un produit ou un programme spécifique, etc.

Assurez-vous d’avoir considéré toutes les options
Comment une entreprise aborde-t-elle efficacement les relations publiques? Embaucher une firme de relations publiques? Embaucher en interne? La réponse sera différente pour chaque entreprise, mais j’ose dire que c’est généralement une combinaison des deux pour une très bonne raison: une entreprise de relations publiques qui n’est pas gérée par quelqu’un qui comprend les relations publiques ne réalisera jamais pleinement le plein potentiel de l’entreprise. Une entreprise de relations publiques a besoin d’une connaissance de la marque et des produits et, plus important encore, d’un accès aux bonnes personnes internes pour la stratégie et l’exécution, et un responsable interne des relations publiques rend cela possible. Cette combinaison d’entreprise interne et de relations publiques n’est pas toujours possible, vous devrez donc décider de ce que votre budget justifie. Si vous ne prévoyez pas d’avoir une personne PR interne, votre agence PR est probablement mieux gérée par le CMO.

Décidez de la demande de propositions ou de l’absence de processus de demande de propositions
Vous pouvez toujours simplement embaucher une entreprise que vous connaissez déjà ou dont vous avez entendu parler. Cependant, si vous n’avez jamais embauché de cabinet de relations publiques, je vous conseille fortement de passer par la demande de proposition formelle ( RFP) processus. Et, plus important encore, je vous conseille d’embaucher un professionnel des relations publiques avec une expérience spécifique en matière de RFP pour vous aider à diriger le processus si c’est votre première fois. Si vous n’avez jamais fait l’objet d’un appel d’offres pour embaucher une agence de relations publiques, le processus vous semblera décourageant. En règle générale, les premières étapes consistent à définir ce que vous essayez d’atteindre, vos objectifs, ce que vous voulez réellement que l’entreprise fasse, puis à dresser une liste de 10 entreprises potentielles. Cette liste peut être délicate, car vous souhaitez évaluer soigneusement les capacités de l’entreprise de relations publiques en fonction de vos objectifs. De là, vous contactez chaque organisation de relations publiques pour évaluer leur intérêt et émettre une demande de qualification (RFQ), un document qui vous aidera à réduire la liste des prospects. Ceux qui choisissent de participer enverront leurs qualifications pour être évaluées par rapport aux autres et vous sélectionnerez quelques agences (je recommande 3) qui présenteront / concourront officiellement pour votre entreprise. Chacun amènera une équipe pour vous présenter, et vous en choisissez une parmi les trois. Bien que cela ne semble pas si mal, cela prend du temps et si vous n’avez pas d’expérience ou de réseau d’agences potentielles, le processus vous semblera écrasant.

Déterminez le budget de votre agence de relations publiques
Cela semble être une simple astuce, non? D’une certaine manière, c’est le cas, mais il est important de prendre une décision ferme sur votre budget principal. Les agences coûtent cher et vous devrez vous assurer d’exposer clairement votre budget principal, y compris les honoraires de base, les excédents, les dépenses et les faux frais. Croyez-moi, cela peut s’additionner. Assurez-vous d’avoir un chemin clair qui nécessite une approbation écrite pour toute dépense mensuelle qui dépasse votre budget.

Décidez de la taille du cabinet de relations publiques qui vous convient
Les cabinets de relations publiques se présentent sous différentes formes et tailles, et celui qui vous convient n’est peut-être pas celui que vous prévoyez. Il y a de nombreuses raisons d’aller avec de grands cabinets de relations publiques (portée mondiale, réseaux de relations massifs, expérience fantastique) et autant de raisons de choisir une agence de relations publiques boutique (équipes plus petites et plus soudées, expertise locale, industries de niche, etc.) . Une chose à garder à l’esprit est la valeur de votre budget pour celui que vous embauchez. Par exemple, un acompte de 15 000 $ / mois peut souvent être l’un des plus gros comptes si vous embauchez une petite entreprise de relations publiques, mais un très petit compte si vous embauchez une grande organisation de relations publiques. Gardez à l’esprit; les plus gros clients obtiennent généralement l’équipe A. Si votre budget est modeste, vous voudrez peut-être envisager une petite boutique.

Faire des demandes spécifiques concernant leur présentation de pitch
Lorsque vous embauchez une entreprise, en particulier lorsque vous mettez en œuvre un processus formel de demande de propositions, il y aura une présentation officielle lorsque vos agences potentielles vous présenteront pour tenter de gagner votre entreprise. Avant cette réunion, je recommande de faire trois demandes très spécifiques:

1 – Demandez qu’ils n’envoient que les personnes qui seront sur votre compte du premier jour à la réunion. De cette façon, vous ne serez pas pris dans une situation où vous êtes lancé par l’équipe A, mais affecté à l’équipe D. Les situations d’appât et de changement peuvent être douloureuses et doivent être évitées à tout prix.

2 – Demandez à tous les membres de votre équipe d’être impliqués dans la présentation, pas seulement au chef d’équipe. Au final, vous travaillerez avec tout le monde, vous voudrez savoir comment chacun pense.

3 – Demandez aux agences de réduire au minimum leur description «à propos de nous» et leurs diapositives. Après tout, si vous n’étiez pas intéressé par le cabinet de relations publiques, ils ne seraient pas dans la salle, vous avez déjà fait vos devoirs!

N’ignorez pas l’importance de la chimie
Assurez-vous que vous aimez l’équipe que vous embauchez. Bien sûr, il est important qu’ils soient qualifiés et qu’ils fassent un excellent travail, mais il est tout aussi important que vous les aimiez et que vous souhaitiez travailler avec eux. Ce n’est vraiment pas différent de l’embauche de personnes dans votre propre équipe interne, vous voulez être ravi de travailler avec eux tous les jours!

Cherchez à embaucher une extension de votre équipe, pas seulement une agence
Le conseil n ° 7 m’amène vraiment au conseil n ° 8. Je crois fermement que vous devriez considérer votre cabinet de relations publiques comme faisant partie de votre équipe et non comme une tierce partie. Bien que l’équipe de votre cabinet de relations publiques travaille avec plus que votre compte, vous ne devriez jamais avoir l’impression de travailler avec quelqu’un d’autre que vous. Mon conseil est de dire aux cabinets de relations publiques potentiels, dès la première fois que vous vous rencontrez, que vous travaillez avec les agences différemment de la plupart des clients; vous souhaitez embaucher une extension dans votre équipe, vous ne recherchez pas une relation client / agence moyenne.

Assurez-vous qu’ils ont au moins une idée qui vous passionne
Lors des réunions de présentation, si l’agence de relations publiques a fait ses devoirs et s’est correctement préparée, elle présentera quelques idées de campagnes de relations publiques différentes en fonction des exigences de votre demande de propositions. Je prends généralement ces idées avec un grain de sel, après toutes ces entreprises de relations publiques ne sont pas entièrement intégrées et ont une connaissance limitée de votre marque. Cela dit, au moins une des idées doit être prête à l’emploi et suffisamment cool pour vous exciter!

Lorsque vous engagez un cabinet de relations publiques, comprenez votre contrat
Une fois que vous avez décidé quelle entreprise de relations publiques vous souhaitez embaucher, vous passerez au contrat et / ou à l’énoncé de travail (SOW). Assurez-vous de l’examiner attentivement, avec un avocat si possible, et de comprendre tous les termes clés (coût / budget, durée, équipe, heures que vous recevez en fonction du budget, comment ils rendront compte des résultats, etc.). Je n’ai pas encore vu de contrat que je n’ai pas notablement mis en évidence, auquel ils s’attendent pleinement. Si quelque chose ne va pas, marquez-le en rouge et négociez. La plupart du temps, les cabinets de relations publiques sont d’accord en supposant que vos demandes sont raisonnables.

Je n’ai pas l’intention de prétendre que ces 10 conseils faciliteront le processus. Mais, je vous promets que ces conseils rendront le processus d’embauche d’une firme de relations publiques moins douloureux et vous aideront à faire un choix éclairé et judicieux.

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